COORDINATOR LÀ GÌ? – MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA COORDINATOR TRONG KHÁCH SẠN, NHÀ HÀNG

Coordinator là thuật ngữ chỉ người có vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến nhân sự trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn (NHKS). Vậy coordinator là gì và công việc của điều phối viên bao gồm những gì? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu qua bài viết này nhé!

Coordinator Là Gì?

Coordinator là người điều phối hay còn gọi là điều phối viên có nhiệm vụ quản lý, phối hợp với các bộ phận khác trong nhà hàng, khách sạn để hoàn thành công việc chung một cách tốt nhất. Hiện nay, tại các nhà hàng, khách sạn, coordinator  được phân chia thành nhiều vị trí cụ thể, giữ những vai trò và nhiệm vụ quan trọng khác nhau.

Mô Tả Công Việc Của Coordinator

Event Coordinator

Event coordinator vị trí điều phối viên tổ chức sự kiện. Các sự kiện lớn nhỏ thuộc nhà hàng, khách sạn phải được duyệt trước khi tổ chứcevent coordinator.

Nhiệm vụ chính của một event coordinator bao gồm:

• Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho nhà hàng và khách sạn
• Phụ trách các sự kiện do bộ phận kinh doanh & tiếp thị thực hiện
• Phụ trách các hoạt động nội bộ (ví dụ: teambuilding cho nhân viên)
• Chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối tài liệu (giấy mời, tờ rơi, poster, banner, v.v.)
• Thiết lập, tổ chức và triển khai các sự kiện; Giải quyết các vấn đề phát sinh trong sự kiện

Sales Coordinator

Sales coordinator là người điều phối các lĩnh vực kinh doanh của khách sạn và nhà hàng. Sales coordinator thuộc phòng kinh doanh & tiếp thị, phụ trách các công việc sau:

• Tìm hiểu nhu cầu của thị trường, khách hàng và tiếp cận khách hàng tiềm năng
• Xây dựng, mở rộng và củng cố các mối quan hệ kinh doanh
• Tư vấn, giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trước, trong và sau khi sử dụng dịch vụ
• Quản lý hồ sơ và tài liệu khách hàng
• Chịu trách nhiệm phản hồi điện thoại, email, fax, … bộ phận kinh doanh và marketing
• Sắp xếp các cuộc họp, quản lý các cuộc hẹn hàng ngày của trưởng bộ phận bán hàng & tiếp thị
• Tham gia vào quá trình lập ý tưởng cho các hoạt động bán hàng

F&B Coordinator

F&B coordinator là thư ký cho giám đốc bộ phận ẩm thực (F&B). Vị trí này yêu cầu rất nhiều kinh nghiệm và kỹ năng để thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Hỗ trợ giám đốc F&B thiết lập hệ thống hồ sơ, điều hành hoạt động của các bộ phận khác
• Theo dõi kế hoạch của bộ phận F&B và giám sát và giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng, chương trình khuyến mãi, điện thoại, email, v.v.
• Truyền tải chính xác thông tin, báo cáo từ bộ phận quản lý đến giám đốc bộ phận ẩm thực và ngược lại
• Giám sát việc cung cấp dịch vụ và xử lý phản hồi của khách hàng
• Phối hợp với bộ phận tài chính lập báo cáo ngân sách, dự báo ngân sách hàng năm / quý / tháng

Marketing Coordinator

Công việc của marketing coordinator bao gồm:

• Tổ chức công việc theo thứ tự quan trọng, theo dõi các dự án để đảm bảo quy trình và nguồn lực liên tục
• Hỗ trợ dòng thời gian của dự án, quản lý tác vụ, cập nhật tiến độ, dòng thời gian
• Tương tác với các bộ phận khác để hỗ trợ dự án
• Đánh giá và đảm bảo chất lượng của các ấn phẩm (catalogue, chứng từ giấy …) và ấn phẩm điện tử (website, bản tin, Facebook …)
• Làm việc và thương lượng với nhà cung cấp để có giá tốt, kiểm tra đơn hàng

Làm Thế Nào Để Trở Thành Coordinator Trong Nhà Hàng, Khách Sạn?

Bằng Cấp, Kinh Nghiệm Thực Tế

Để trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp, trước hết, bạn cần có các chứng chỉ, bằng cấp về các lĩnh vực quản lý khách sạn, ẩm thực, tổ chức sự kiện…

Ngoài ra, điều phối viên cần có kinh nghiệm làm việc thực tế để điều hành, tổ chức và phân phối các hoạt động của nhà hàng, khách sạn.

Kỹ Năng Tin Học Và Ngoại Ngữ

Ngoại ngữ là yếu tố vô cùng quan trọng đối với một điều phối viên trong nhà hàng, khách sạn, do tính chất công việc phải tiếp xúc với khách hàng, có thể là người nước ngoài. Hơn nữa, điều phối viên không chỉ là người biết tiếng Anh mà còn phải trau dồi kiến thức về một số ngoại ngữ như: Trung, Hàn, Nhật, v.v.

Bên cạnh đó, để xử lý các loại hồ sơ, chứng từ liên quan đến khách hàng, doanh thu,… đòi hỏi điều phối viên phải thành thạo tin học văn phòng (khả năng đánh máy nhanh, cẩn thận, sử dụng thành thạo Word, Excel). , Powerpoint, Outlook,…).

Khả Năng Điều Phối Công Việc

Coordinator bắt buộc phải có kỹ năng điều phối tốt tất cả các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn mà mình phụ trách. Để đạt được mục tiêu chung, coordinator phải có khả năng triển khai và điều phối công việc một cách nhịp nhàng, trơn tru và hiệu quả nhất có thể.

Các Kỹ Năng Khác

• Chịu được áp lực công việc cao
• Có óc sáng tạo để lập kế hoạch và nảy ra nhiều ý tưởng hay
• Chú ý, cẩn thận và chăm chỉ
• Khả năng thuyết phục, chăm sóc khách hàng
• Thái độ lạc quan, vui vẻ và tự tin
• Bình tĩnh xử lý mọi vấn đề và khủng hoảng

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về coordinator là gì và công việc của coordinator trong nhà hàng, khách sạn. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường khách sạn và muốn nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ để trở thành nhà quản lý chuyên nghiệp thì có thể đăng ký tham gia các khóa học ngay nhé,