Tìm Hiểu Assignment Là Gì? Assignment Trong Khách Sạn

Assignment là gì?

Trong tiếng Anh, “Assignment” có nghĩa là sự phân bổ, sắp xếp, giao việc… Ứng dụng vào ngành Khách sạn, “Assignment” được hiểu là “room Assignment”, nghĩa là sắp xếp, bố trí phòng khách sạn sao cho hợp lý, đáp ứng theo yêu cầu lưu trú của khách. Các công việc này do nhân viên Lễ tân đảm nhiệm thực hiện.

Các công việc của Assignment là gì?

Bảng Phân công công việc trong các khách sạn cụ thể bao gồm các công việc sau:

• Căn cứ vào danh sách khách đã đặt trong ngày, nhân viên Lễ tân chuẩn bị, sắp xếp và bố trí phòng theo yêu cầu để tiếp khách.
• Kiểm tra trong danh sách đặt phòng hàng ngày, có khách yêu cầu nhận phòng sớm và khách yêu cầu trả phòng muộn để có những chuẩn bị cần thiết. Nếu khách nhận phòng sớm, nhân viên lễ tân phải liên hệ với bộ phận dọn phòng để đảm bảo phòng đã được dọn dẹp sạch sẽ và sẵn sàng tiếp khách. Nếu khách trả phòng muộn, hãy xem liệu khách có yêu cầu đặc biệt nào cần được đáp ứng hay không.
• Xem xét trong danh sách khách đặt phòng, khách nào là khách quen, khách nào có yêu cầu đặc biệt để lưu ý và sắp xếp phòng hoặc chuẩn bị các dịch vụ đi kèm để đáp ứng sở thích và yêu cầu của khách. . Đặc biệt đối với khách VIP, tuần trăng mật… cần sự đón tiếp chu đáo để tạo ấn tượng với khách.
• Nếu danh sách khách đủ điểm để được nâng hạng, nhân viên lễ tân phải chuẩn bị các ưu đãi cho khách như: Ưu đãi nhận phòng sớm, trả phòng muộn, voucher ăn tối, spa, gym. … Và thông báo cho khách khi họ nhận phòng.
• Soạn thảo các mẫu đăng ký khách sạn; phiếu khai báo tạm trú; Phong bì đựng phiếu ăn sáng, phiếu uống… để làm thủ tục nhận phòng cho khách một cách nhanh chóng nhất.

Việc phân bổ phòng cho khách đi theo đoàn và khách đi một mình sẽ khác nhau:

• Đối với khách đi theo đoàn: Căn cứ vào danh sách phòng còn trống có thể sử dụng và đủ chỗ cho cả đoàn, nhân viên lễ tân phải sắp xếp phòng sao cho khách đi cùng đoàn không quá xa, nếu phòng. được sắp xếp gần nhau và Cùng tầng thì tốt hơn. Vì tâm lý khách đi theo đoàn luôn muốn ở gần nhau, thuận tiện giao tiếp, di chuyển, ăn uống… Bên cạnh đó, Lễ tân cũng cần liên hệ với người đặt phòng cho cả đoàn để biết. khách đang ở với. Khách sắp xếp phòng nào cho phù hợp, phòng nào cần kê thêm giường thông báo cho bộ phận Housekeeping để chuẩn bị.
• Đối với khách riêng: Bạn cần chú ý đến các khía cạnh như sở thích, yêu cầu, mục đích lưu trú của khách để có sự chuẩn bị phù hợp. Nếu là cặp đôi hưởng tuần trăng mật, bộ phận Lễ tân phối hợp với bộ phận Buồng phòng chuẩn bị trang trí giường thiên nga, hoa hồng, socola, rượu,… đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách. Nếu bạn là khách VIP đến dự hội nghị, tiệc tùng thì cần chuẩn bị cờ, hoa, thảm đỏ, băng rôn …

Đó là một số công việc trong hạng mục Công việc mà Lễ tân cần thực hiện để đảm bảo việc sắp xếp, bố trí buồng cho khách, tạo cho khách sự thoải mái và hài lòng cao nhất khi sử dụng dịch vụ của mình. khách sạn. Thông thường, các bộ phận như Housekeeping, Reception, Service… sẽ tích cực phối hợp để các công việc này diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Những điểm cần lưu ý khi đảm nhận công việc Assignment

• Kiểm tra kỹ thông tin trên danh sách đặt phòng và cập nhật danh sách thường xuyên. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào, các bộ phận liên quan phải được thông báo ngay lập tức.
• Lưu ý đặc điểm và sở thích của khách quen để chủ động chuẩn bị cho khách (phòng ngủ yêu thích, đồ thường yêu cầu …)
• Chú ý đến thái độ của khách vì nhiều khách sẽ không phàn nàn gì trước mặt nhân viên, nên Assignment cần quan tâm hơn đến biểu hiện và cảm nhận của khách.

Hy vọng qua bài viết này của chúng tôi, các bạn đã hiểu rõ hơn về Assignment là gì cũng như những công việc cụ thể của Assignment để có những chuẩn bị cần thiết trước khi đảm nhận vị trí này.